admin Posted on 8:57 am

La dematerializzazione dei documenti contro lo spreco

Dematerializzazione e digitalizzazione:

Uno degli argomenti più affrontati degli ultimi anni è quello dell'ecosostenibilità che ha portato ad un processo di sensibilizzazione di tutte le persone nei confronti del tema dello spreco, uno fra tutti lo spreco di carta. Il progresso tecnologico ci ha aiutato in questa direzione, ma sta a noi sfruttarlo fino in fondo in modo da garantire un futuro con le medesime risorse di cui noi disponiamo ai nostri posteri. In questo contesto si inserisce molto bene la dematerializzazione dei processi documentali, che, insieme alla digitalizzazione dei processi, prende parte alla strategia aziendale di ridurre lo spreco di carta, in favore di un maggior utilizzo di dispositivi e formati elettronici.

I due concetti, apparentemente simili per il comune obiettivo, sono in realtà differenti: la dematerializzazione è la trasformazione di un documento cartaceo in formato digitale attraverso un apposito strtumento come lo scanner, ma anche grazie all'utilizzo di un qualsiasi dispositivo dotato di una fotocamera, come uno smartphone o una macchina fotografica. Mentre la digitalizzazione consiste nella creazione all'origine di un documento in formato digitale, come i documenti generati da software aziendali. La differenza di questi due processi sta nel fatto che il documento ottenuto grazie alla dematerializzazione nasce come cartaceo e quindi non sarà elaborabile nel suo formato digitale.

I vantaggi legati alla dematerializzazione:

La dematerializzazione dei documenti, così come la digitalizzazione, diviene un processo completo ed efficacie se seguita dalla creazione di un sistema di archiviazione per la conservazione documentale e per la loro ricerca. Infatti, un'azienda, piccola o grande che sia, che possiede un numero considerevole di documenti che devono essere conservati, organizzati e facilmente accessibili, otterrebbe diversi vantaggi dall'utilizzo di tale processo:

  • la rimozione dello spreco cartaceo
  • i costi annessi alla stampa dei documenti
  • la rapidità e semplicità di ricerca dei documenti
  • la riproducibilità illimitata di documenti conformi all'originale
  • rimozione di tutte le necessità legate alla presenza di un archivio fisico: costi di gestione, personale, spazio fisico
  • nessun costo di spedizione dei documenti

Oltre a tutti i vantaggi appena elencati ci sarebbe un evidente risparmio di tempo e quindi di produttività, che nel caso della gestione un archivio fisico costituisce, in stima, il 5%-15% del fatturato aziendale.

La normativa sulla dematerializzazione in Italia:

La dematerializzazione è un processo molto importante in quanto garantisce ad aziende e ad enti pubblici e privati la trasformazione dei documenti cartacei in digitali a norma di legge e mantenendone il valore giuridico. La normativa che oggi regolamenta la conservazione elettronica dei documenti è il risultato di una serie di decreti iniziata nel 1994, quando le tecniche di riproduzione digitale dei documenti non erano ancora sviluppate a pieno.

Già nel 2004 si è così arrivati a parlare di conservazione sostitutiva, ovvero il processo legale-informatico in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico. Proprio grazie al decreto da parte del Ministro dell'Economia e delle Finanze e alla delibera CNIPA del 2004, oggi è possiblile, grazie alla firma elettronica e alla marcatura temporale, decidere di eliminare tali documenti.

Il fatto stesso che la Pubblica Amministrazione Italiana si stia sempre più avvicinando ai processi di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti e alla conservazione elettronica ci fa comprendere come questo meccanismo sia efficacie ed utile. Il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID), la Carta d’Identità Elettronica (CIE) ed il fascicolo sanitario elettronico sono in chiaro esempio di questo movimento di digitalizzazione, che se riesce a semplificare sistemi così ampli e complessi, può sicuramente rispondere alle necessità di aziende ed enti più contenuti.

Diventa perciò importante accogliere questo processo di applicazione dell'informatica al mondo del lavoro, facendo riferimento alle centinaia di aziende e siti web, come https://www.savinosolution.com/, che parlano di conservazione sostitutiva e propongono una vasta gamma di soluzioni per aiutare la tua attività ad affacciarsi a tutte le potenzialità dell'informatica.